为加强中科院烟台海岸带研究所公共技术中心仪器设备的档案管理，充分发挥仪器设备档案资料为日常设备的用、管、修服务的职能，保证设备处于良好的技术状态，特制定本制度。

    第一条仪器设备档案管理的职责：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。

    第二条仪器设备的档案资料应统一存放于中心的档案室。凡是需用资料的部门均应到档案室借用。中心的档案管理人员应严格按本办法执行，加强对中心的仪器设备档案的管理，包括资料借阅和审批手续等。

    第三条有关仪器设备档案是指从设备采购、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、光盘等科技文件资料，设备管理人员负责将中心的仪器设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。

    第四条仪器设备档案资料应包括如下内容：申请订购的文件、合同、订货单（卡）；随机的全部技术文件（装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等）；安装调试记录及验收报告；使用过程中，定期检修记录和更换零部件记录，重大故障及处理记录等；设备转让协议，报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的文件；其他资料。

    第五条仪器设备档案资料的收集：设备管理人员负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。新设备进入公共技术服务中心，开箱前应通知有关人员收集随机带来的图纸资料，随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图妥善保管。原图未经批准一律不外借或带出资料室。

    第六条仪器设备档案资料管理的具体要求：技术文件应力求齐全、完整、准确。检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备档案管理人员作分类整理后存放于资料室集中统一管理。

    第七条仪器设备档案资料的借阅管理规定：资料管理人员认真填写借阅记录，借阅人签字后才可借阅。借阅人因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经中心领导批准。档案资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，资料管理人员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备管理部按其损失作估价赔偿。非为我所工作人员不得借阅中心的设备档案资料。

    第八条仪器设备档案资料的销毁：对确已无保存价值的设备档案，列出销毁清册，经中心主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

    第九条本办法未尽适宜将按照有关规定办理。

    第十条本办法由中科院烟台海岸带研究所公共技术服务中心负责解释。

    第十一条本办法自印发之日起执行。